Jaargang 5

Nummer 5

maart 2003

ARCHIEFNIEUWS

Nieuwsbrief van de Commissie voor archief en Documentatie
van de Nederlands Gereformeerde Kerken

Vorige nummers: jrg 2 nr 1 | jrg 2 nr 2 | jrg 3 nr 1 | jrg 3 nr 2 | jrg 4 nr 1 | jrg 4 nr 2

deze maand:                 

Van de redactie

In dit nummer wordt kort aandacht besteed aan de voortgang van de informatie-avonden over kerkelijke archieven, die in het hele land zijn en nog worden gehouden. Het is goed om te constateren, dat door de organisatie in een behoefte wordt voorzien. Nu al kan worden meegedeeld, dat de avonden zeker een vervolg zullen krijgen.
Verder wordt uitgebreid stil gestaan bij de mogelijkheden van het onderbrengen van het kerkelijk archief bij een gemeente- of streekarchief. Tot slot een kort verhaal over archiefzorg bijna negentig jaar geleden. Nog steeds zeer herkenbaar.
Voor vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief kunt u contact opnemen met de landelijk archivaris (z.o.z. voor adres).

Informatie- avonden goed bezocht

De door het Comité “Informatie-avonden voor de archieven van CGK, GKV en NGK’ georganiseerde informatiebijeenkomsten over kerkelijk archief-beheer worden goed bezocht. De avonden worden bijgewoond door 20 tot 30 personen per avond.
Scriba’s en archiefbeheerders van de Christelijke Gereformeerde Kerken (CGK), de Gereformeerde Kerken Vrijgemaakt (GKV) en de Nederlands Gereformeerde Kerken (NGK) ontmoeten elkaar, wisselen ervaringen uit en krijgen deskundige informatie en adviezen van het organiserend comité.
De eerste avond vond op 29 oktober 2002 plaats in de NGK van Rijswijk. In de vorige nieuwsbrief kon u daarvan een verslag lezen. De tweede avond werd gehouden op 28 november 2002 in de GKV van Gorinchem, de derde avond op 28 januari 2003 in de CGK (Haarlem-Centrum) van Haarlem en de vierde avond op 27 maart 2003 in de NGK (Zuiderkerk) te Zwolle.
Er zullen nog enkele avonden worden georganiseerd voor met name de regio’s in Noord- en Oost-Nederland. U ontvangt tijdig een uitnodiging voor de bijeenkomst in uw regio.

Het onderbrengen van archieven bij gemeente- of streekarchief

Steeds vaker lopen kerkelijk archiefbeheerders en scriba’s aan tegen een almaar uitdijend archief. De beschikbare kastruimte raakt overvol en een mogelijkheid voor uitbreiding van opbergruimte is er niet. Wat nu?

Vanaf de jaren zestig van de vorige eeuw zijn veel Nederlands Gereformeerde Kerken opnieuw archieven gaan vormen. Hoewel blijkens een enquête uit 1998 nog 45 % van de NGK stukken vanaf 1945 heeft. 13% had nog archiefmateriaal van voor deze periode. Zelfs 5 kerken bezaten stukken van voor 1900. Wat nu te doen met de vaak oude en kwetsbare archiefstukken, die ook nog nauwelijks geraadpleegd worden.
Indien u als archiefbeheerder tegen deze problematiek aanloopt, is het zinvol om na te gaan of het niet beter is dit oude archief in bewaring te geven bij een gemeente- of streekarchief. Daar wordt het archief veilig en in optimale klimatologische omstandigheden bewaard en kunnen (kerk)historici, theologen, genealogen en andere geïnteresseerden de stukken onder toezicht raadplegen. Archiefinstellingen beschikken altijd over een studiezaal en kopieerfaciliteiten, waar stukken in alle rust geraadpleegd kunnen worden. Voor u als scriba of archiefbeheerder een hele zorg minder.

Eigendom
Bent u het archief nu kwijt? Nee, u draagt alleen het beheer van het archief over aan deskundigen. De plaatselijke kerk blijft eigendom van haar archief. U kunt ook zelf bepalen uit welke periode u archiefstukken in bewaring geeft bij de overheid. Wel vraagt een gemeente- of streekarchief als tegenprestatie, dat u het archief geschoond aanlevert, dat wil zeggen, dat alle voor vernietiging in aanmerking komende stukken zijn verwijderd. Daarnaast dient het netjes in zuurvrije omslagen en dozen verpakt te worden en moeten nietjes en paperclips verwijderd zijn. Tot slot dient het archief voorzien te zijn van een voorlopige inventaris, waarin een overzicht van de inhoud van het overgedragen archief staat beschreven. Deze inventaris is voor hen, die het archief willen raadplegen het middel om na te gaan wat in het archief aanwezig is.

Voordelen
Voor de plaatselijke kerk biedt deze mogelijkheid grote voordelen. De kosten van opslag, beheer en onderhoud behoeven niet meer zelf gedragen te worden. Er komt weer ruimte beschikbaar voor meer recent archief- materiaal, dat vaak noodgedwongen bij personen thuis is ondergebracht. Het eigen archief wordt veilig en in goede klimatologische omstandigheden bewaard. U als archiefbeheerder hoeft geen tijd meer te besteden aan het ondersteunen van personen, die het archief willen raadplegen, maar u kunt doorverwijzen naar gemeente- of streekarchief. Deze instanties willen graag uw archief in ontvangst nemen om zo aan de eigen studiezaalbezoekers extra informatie te bieden.

Overeenkomst
Het is raadzaam om een Overeenkomst van bewaargeving op te laten maken. Hierin worden de namen van beide partijen, de naam van het archief, de periode waarover het archief loopt en de voorwaarden waaronder de bewaargeving geschiedt. Wat dat laatste betreft kunt u denken aan de openbaarheid. In verband met privacygevoelige of vertrouwelijke informatie kunt u aangeven, dat bepaalde onderdelen van het archief niet ter inzage gegeven mogen worden zonder toestemming van de kerkenraad of de gemachtigde van de kerkenraad. Een dergelijke overeenkomst legt dus wederzijdse afspraken vast en moet dan ook zorgvuldig worden opgemaakt. De overeenkomst wordt als beide partijen inhoudelijk akkoord zijn, ondertekend en gedateerd.

Mocht u vragen hebben over het in beheer geven van een gedeelte van het kerkelijk archief kunt u contact opnemen met de landelijk archivaris (zie colofon). In het Landelijk Archief zijn ook een aantal archieven van opgeheven Nederlands Gereformeerde Kerken ondergebracht. Ook kunt u vrijblijvend informeren bij het gemeente- of streekarchief in uw woonplaats.

Kerkelijke archiefzorg van alle tijden

In 1914 begon ds. K. Schilder op 23-jarige leeftijd als predikant in Gereformeerde Kerk van Ambt-Vollenhove (Overijssel).
Door een lange vacante periode was de kerkelijke administratie in wanordelijke toestand geraakt. Ook het kerkelijk archief was een rommeltje. In de notulen van 2 augustus 1915 wordt beschreven, dat de predikant zicht veel moeite gaf de tot nu toe verspreid en bij verschillende personen aanwezige archiefstukken samen te brengen in een opzettelijk daarvoor aangelegd kerkelijk archief te bewaren. De kosten van een kast worden door de broeders gewikt en gewogen! Uiteindelijk wordt februari 1916 een kast geschonken door de Jongelingsvereniging. Ondanks de moeite, die ds. Schilder zich getroost had, bleek eind jaren zeventig van de vorige eeuw, dat alleen het Notulenboek nog aanwezig was. De overige archiefstukken waren verloren gegaan.
Uit: J. Kamphuis. K. Schilder, predikant te Ambt-Vollenhove (1914-1916). In: Bijdragen uit het land van IJssel en Vecht (1e Bundel IJsselakademie), Zwolle 1977, p. 113-123.

*********************************************
COLOFON

Redactieadres, tevens adres Landelijk Archief:
Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen
t.a.v. dhr. D. Smits, landelijk archivaris
tel. (010)4746903; e-mail: redactie.archief@ngk.nl
website: www.ngk.nl/archief
*********************************************