Jaargang 4

Nummer 2

november 2002

ARCHIEFNIEUWS

Nieuwsbrief van de Commissie voor archief en Documentatie
van de Nederlands Gereformeerde Kerken

Vorige nummers: jrg 2 nr 1 | jrg 2 nr 2 | jrg 3 nr 1 | jrg 3 nr 2 | jrg 4 nr 1 | jrg 4 nr 2 | jrg 5 nr 1

deze maand:                 

Van de redactie

In dit nummer wordt verslag gedaan van de eerste informatieavond over kerkelijke archieven.
De avonden worden gehouden in het hele land. Ze zijn een initiatief van de Commissie voor Archief en Documentatie van onze kerken. Omdat de zorg voor kerkelijke archieven ook bij de Christelijke Gereformeerde Kerken (CGK) en de Gereformeerde Kerken Vrijgemaakt (GKV) van groot belang wordt geacht, is besloten deze avonden gezamenlijk te organiseren voor scriba's en archiefbeheerders van genoemde kerken.
Dat kerkelijk archiefbeheer niet ophoudt bij de grens leest u in het verslag over de archieven op Oost-Soemba in Indonesi‰. De nieuwsbrief wordt afgesloten met een overzicht van nieuwe aanwinsten.
Mocht het lezen van deze nieuwsbrief vragen bij u oproepen, neemt u dan contact op met de landelijk archivaris (z.o.z. voor adres).

Eerste regionale informatie- avond gehouden

Dinsdag 29 oktober 2002 is de eerste informatie-avond gehouden over de vele facetten van kerkelijk archiefbeheer. De bijeenkomst vond plaats in de Nederlands Gereformeerde Kerk van Rijswijk (ZH). De avond werd georganiseerd door het Comité "Informatie-avonden voor de archieven van CGK, GKV en NGK'.
Deze eerste bijeenkomst vond plaats voor de scriba's en archiefbeheerders in de regio's Den Haag en Schiedam en enkele classes van de CGK en GKV.
Na een gastvrije ontvangst met koffie en koek door de NGK van Rijswijk startte de avond om 20.00 uur in aanwezigheid van zo'n 25 personen.
Na het gezamenlijk zingen van Psalm 138 : 1 opende G.J. Bink (NGK) de avond met gebed.
Vervolgens gaf hij een korte uiteenzetting over het doel en de opzet van de informatie-avond.
In aansluiting daarop stelden de leden van het organisatiecomité zich voor.

Vervolgens werden een viertal aspecten voor het beheer van kerkarchieven behandeld en toegelicht.
G.J. Bink beet het spits af met een bijdrage over archiefzorg en archiefbeheer. Hij ging met name in op het regelen van de zorg voor archieven door plaatselijke kerken. Aan de orde kwamen zaken als het aanstellen van een beheerder, de locatie van het archief en de kosten, die gemoeid zijn met archiefbeheer.
Vervolgens werd ingegaan op het maken van besluitenlijsten en zaakdossiers, zowel van lopende zaken als van ouder archief. Tot slot werd informatie gegeven over de noodzaak van selectie en vernietiging van stukken en hoe dit aan te pakken.
De tweede spreker, C.J. van Heel (CGK), ging in op het beheer van digitale archiefstukken.
Veel kerken maken gebruik van e-mail en internet voor het versturen en beschikbaar stellen van kerkelijke stukken. Aan de orde kwamen aspecten als toegankelijkheid, raadpleegbaarheid en betrouwbaarheid van informatie ook op de langere termijn. Vervolgens werd uitgebreid ingegaan op het belangrijke aspect van de privacy.
De derde spreker, M. Driebergen (GKV), gaf veel praktische informatie over het veilig bewaren van archiefstukken. Tevens gaf hij aanwijzingen voor het overbrengen van het eigen archief naar een archief-bewaarplaats van bijvoorbeeld een gemeentearchief. Tot slot gaf hij enkele tips over het doen raadplegen van het eigen archief door derden.
De laatste bijdrage door J.W. Puttenstein (NGK) ging over kerkelijke documentatie. Naast archiefstukken bevinden zich in het kerkelijk archief veelal ook andere zaken als het eigen kerkblad, foto's, boeken, kranten-artikelen enzovoort. Ingegaan werd op wat wel en niet zelf bewaard hoeft te worden.

De pauze kon gebruikt worden voor het indienen van schriftelijke vragen en het maken van een keuze uit door het comité beschikbaar gestelde informatieve folders en documentatie. Na de pauze was uitgebreid de mogelijkheid tot het stellen van vragen.

Vragen werden gesteld over:

- de aanwezigheid van richtlijnen,
- het beschikbaar zijn van een cursus archiefbeheer,
- het digitaal bewaren van gegevens,
- het bewaren of vernietigen van privacygevoelige gegevens en archiefmateriaal,
- het verwerven van archieven van met name verenigingen en commissies,
- het in bewaring geven van het archief bij de overheid.

Toegezegd werd naast de papieren versie van de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer ook een verkorte versie beschikbaar te stellen op de website van de commissie (www.ngk.nl/archief) .
De bijeenkomst werd om 22.10 uur besloten met het zingen van Lied 460: 1, 3 en 4, waarna M. Driebergen eindigde met gebed.

Volgende avonden
De volgende informatie-avond wordt D.V. donderdag 28 november 2002 gehouden in het gebouw van de GKV van Gorinchem. Scriba's in de regio's Dordrecht-Gorinchem en Zuid-Nederland worden in ieder geval voor deze avond uitgenodigd. Volgend voorjaar worden nog vier avonden georganiseerd in de rest van Nederland. U ontvangt tijdig een uitnodiging voor de bijeenkomst in uw regio.

De archieven op het zendingsveld te Soemba

Dit jaar bezocht de landelijk archivaris, br. D. Smits Soemba. Een kort verslag.
Afgelopen zomer kon ik samen met een paar bestuursleden van de Vereniging "Steun Oost-Soemba" een bezoek brengen aan de Vrije Kerken van Oost-Soemba. Voor deze kerken verzorgde indertijd ds. P.P. Goossens de opleiding voor guru's en predikanten. In verband met het overlijden van ds. Goossens in maart jl. moest overleg gepleegd worden door de broeders van de Vereniging S.O.S. en de Soembanese broeders en zusters over de voortgang van het werk.
Zelf wilde ik mij graag op de hoogte stellen van de toestand van de kerkelijke archieven op Soemba. Ook om de aanwezigheid van de stukken van ds. Goossens veilig te stellen. Op Parai Puluhamu - het centrum voor de opleiding - trof ik een goed geordend archief aan betreffende de opleiding en het kerkelijk gebeuren. Echter een ouder gedeelte van het archief uit o.a. de dertiger en vijftiger jaren was ondergebracht in een te vochtige ruimte. Enkele ordners waren aangevreten door allerlei ongedierte. Helaas was daar niets meer van te redden. Bij enkele zustergemeenten op Soemba, bleek bij navraag de toestand ook niet zo rooskleurig te zijn.
Veel wordt er niet bewaard, want dat vindt men niet zo belangrijk.
In verband daarmee wil ik de zendende kerken wijzen op de minder goede bewaring van belangrijke stukken op de zendingsvelden. Ook daar kunnen kerkelijke stukken belangrijk bewijsmateriaal vormen voor eventuele kwesties, die zich kunnen voordoen.
Daarom hoop ik dat de Nederlandse kerken daar hun aandacht aan geven en de zendingsgemeenten wijzen op het belang van het voorhanden hebben van hun archief.

Aanwinsten

Uit de afgelopen periode zijn weer enkele aanwinsten te vermelden.
Wij ontvingen stukken van br. H. Haan (Haarlem), br. A. Mulder (Assen, stukken van zijn vader ds. J.O. Mulder, Kampen), de NGK van Bilthoven en van de Commissie Vrouw in het diakenambt (Maastricht). Met al deze aanvullingen zijn we natuurlijk erg blij. Het is iedere keer fijn te merken dat bij opruimingen aan het Landelijk Archief wordt gedacht.
Alle gevers hartelijk dank!

*********************************************
COLOFON

Redactieadres, tevens adres Landelijk Archief:
Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen
t.a.v. dhr. D. Smits, landelijk archivaris
tel. (010)4746903; e-mail: redactie.archief@ngk.nl
website: www.ngk.nl/archief
*********************************************