Jaargang 4

Nummer 1

maart 2002

ARCHIEFNIEUWS

Nieuwsbrief van de Commissie voor archief en Documentatie
van de Nederlands Gereformeerde Kerken

deze maand:

Vorige nummers: jrg 2 nr 1 | jrg 2 nr 2 | jrg 3 nr 1 | jrg 3 nr 2

Van de redactie

In dit nummer vindt u veel informatie voor de dagelijkse praktijk. Mocht één en ander vragen op roepen of heeft u vragen over een bepaald onderwerp, dat niet in deze nieuwsbrief aan de orde komt, schroom dan niet om contact op te nemen met de landelijk archivaris (z.o.z. voor telefoonnummer en e-mailadres). Hij zal u graag van dienst zijn.

Regionale informatie- avonden op komst

Nog dit najaar hoopt onze commissie informatie-bijeenkomsten te organiseren over archiefzorg en -beheer van plaatselijke en regionale kerkelijke archieven.

In het verslag aan de Landelijke vergadering 2001 te Amersfoort is aangegeven, dat informatieve bijeen-komsten zullen worden georganiseerd in regioverband om plaatselijke en regionale archiefbeheerders en scri-ba's te informeren over alle facetten van archiefzorg.

Doel is archiefbeheerders en scriba's en hen die deze taken in de toekomst op zich zullen gaan nemen te bekwamen in het beheer van en de zorg voor het kerke-lijk archief. Zij die dit werk al doen, zullen ervaren dat je dit er maar niet zo even bij doet. Het vergt tijd en inspanning om de toenemende papierberg geordend en toegankelijk te houden. Op de avonden zullen daarom veel op de praktijkgerichte onderwerpen aan bod komen.

Wat bewaar ik wel en wat niet en hoelang?
Wat doe ik met e-mailberichten?
Hoe vind ik oudere kerkenraadsbesluiten terug?
Hoe en waar bewaar ik het archief?
Wat doe ik, indien er geen ruimte meer beschikbaar is?
Wat kan het Landelijk Archief voor mij doen?

Veelal denkt men bij archief aan oude en nauwelijks meer gebruikt archiefmateriaal, dat opgeborgen ligt in dozen en ordners. Echter naast deze oude archiefstukken zijn ook recente kerkenraadstukken reeds na afloop van de vergadering archiefstuk! De bijeenkomsten zullen per regio worden gehouden van 19.30 tot 22.00 uur. Alle archiefbeheerders en scriba's ontvangen ruim van te voren een uitnodiging, waarin de benodigde informatie staat en een opgavestrookje voor de avond. Uiteraard heeft een ieder uitgebreid de mogelijk zijn/haar vragen voor te leggen aan de commissie. U hoort van ons !

Computergebruik bij kerkenwerk

In "Ambtelijk Contact" (CGK) lazen wij een artikel van C. van Heel te Hattem over "Computergebruik bij kerkenwerk". Hieruit nemen wij enkele punten over. Het gebruik van de computer bij het kerkenwerk is niet meer weg te denken. De notulen van de kerkenraad, de uitgaande brieven, de ledenadmini-stratie, bij al het kerkenraadswerk kan de computer goed gebruikt worden. De computer kan het werk aanzienlijk vergemakkelijken.
Wij willen u graag waarschuwen voor soms ondoordachte gevolgen van het werken met de computer.

Algemeen
Digitale opslag van gegevens kan geen vervanging zijn van papieren archiefstukken. Computerbestanden worden namelijk bewaard op magneetschijven, zodat permanente houdbaarheid is uitgesloten. Voor micro-verfilming en opslag op CD-ROM geldt hetzelfde, al zijn deze informatiedragers iets minder kwetsbaar.
DUS: Maak van alle door u gemaakte stukken altijd een papieren archiefstuk!
Bent u het enige gemeentelid dat voor kerkenwerk een computer gebruikt? Zo niet, dan is het nuttig om met alle gebruikers te overleggen over gezamenlijke wensen, uitwisselbare gegevens en eventueel gezamenlijke aankoop van hard- en software. Kies voor een gebruiksvriendelijk systeem, dat gemakkelijk door uw opvolgers is over te nemen. Kies voor een algemeen veel gebruikt besturingssysteem en laat u geen onbekend systeem aanpraten. Dat is van belang met het oog op de uitwisselbaarheid van gegevens (schijfjes van gemeenteleden, commissies etc. die tekst aanleveren).

Postregistratie
Indien u niet meer dan 200 ingekomen stukken per jaar verwerkt, vraag u dan af of het zin heeft een gecompliceerde postregistratie bij te houden. Welk voordeel biedt een geautomatiseerd systeem boven het "klassieke", handmatige brievenboek? Wilt u alleen een brievenboek op de computer, of wilt u via dat bestand ook documenten kunnen opvragen? Uiteraard werkt de laatste mogelijkheid gecompli-ceerder dan de eerst genoemde. Houdt daar rekening mee bij de aanschaf van apparatuur en programmatuur.

Ledenadministratie
Wanneer u de registratie van doop, belijdenis, huwelijk en adressen wilt automatiseren, voorkom dan dat gegevens over personen die overlijden of verhuizen geheel worden verwijderd. Wanneer deze gegevens niet elders (bijv. handmatig) geheel worden vastgelegd, dan is later niet meer na te gaan wie lid van de gemeente is geweest. Toch moet soms jaren later aan iemand die als dooplid de gemeente heeft verlaten alsnog een doopbewijs worden verstrekt. Maar ook met het oog op de geschiedenis van kerk moet men het ledenbestand kunnen reconstrueren. Dat waren in het kort enkele aandachtspunten waar u uw voordeel mee kunt doen.

‘Stalling' archief in Kampen

Het zal u wel bekend zijn dat vorig jaar een aanvang is gemaakt met de "stalling" van ons landelijk kerkelijk archief bij het Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde kerken (vrijgemaakt) te Kampen. We hebben daar een prima onderkomen gevonden. Nu zijn de voorwaarden wel zo, dat we onze archieven zoveel mogelijk "geschoond" daar kunnen onderbrengen. Dat houdt in dat alles wat voor ons archief wordt aangeboden altijd eerst aan de landelijk archivaris moet worden gestuurd of door hem wordt opgehaald. Daar wordt er in eerste instantie een plaatsingslijst van opgemaakt, zodat men ook in Kampen weet waar men iets kan vinden. Raadpleging kan met toestemming van de landelijk archivaris. Men moet dus niets rechtstreeks iets naar Kampen sturen.

Aandacht voor kerkelijke stukken en aanwinsten

In de afgelopen tijd heeft het Landelijk Archief weer het één en ander ontvangen. Het is fijn wanneer er bij verhuizingen of andere opruimingen toch gedacht wordt of het één en ander nog van belang zou kunnen zijn voor ons kerkelijk archief. In het verleden werden vaak veel meer kerkelijke stukken bewaard dan tegenwoordig. Vooral correspondentie is voor de geschiedschrijving van veel belang. In verband daarmee willen wij u graag als archiefbeheerders vragen om alert te zijn bij opruimingen.

Misschien is het mogelijk dat u eens een stukje in uw kerkblad plaatst met het verzoek om bij opruimingen contact te zoeken met het landelijk archief, eventueel via u als archiefbeheerder en/of scriba. Er is in de loop van de jaren al zoveel belangrijk, historisch materiaal verloren gegaan door onbekendheid van de mogelijkheid het af te staan aan ons archief. In de afgelopen tijd ontvingen wij stukken van:

Mw J.C. Moggré-Quaak, Ermelo
Mw A.van Ommen-Heetebrij, Putten
Prof. Dr. A. Troost, Meerkerk
J.H. Verheij, Schiedam
Ned. Geref. Kerk van Breukelen

Al met al weer mooie aanvullingen!

*********************************************
COLOFON

Redactieadres, tevens adres Landelijk Archief:
Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen
t.a.v. dhr. D. Smits, landelijk archivaris
tel. (010)4746903; e-mail: redactie.archief@ngk.nl
*********************************************