Jaargang 3

Nummer 1

maart 2001

deze maand:

Vorige nummers: jrg 2 nr 1 | jrg 2 nr 2

Van de redactie
Landelijk Archief naar ADC (GKV) in Kampen
Activiteiten voor de komende periode
Overtollige bladen

Van de redactie

In dit nummer blikken we uitgebreid terug op het besluit van de Landelijke Vergadering te Amersfoort d.d. 17 februari 2001 om het Landelijk Archief onder te brengen in Kampen op het Archief en Documentatie Centrum (ADC) van de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt).
U heeft hierover reeds kunnen lezen in de pers. Het Nederlands Dagblad en het Reformatorisch Dagblad besteedden er op maandag 19 februari aandacht aan.
Verder willen we u informeren over activiteiten, die de Commissie de komende periode wil ontplooien.

Landelijk Archief naar ADC (GKV) in Kampen

Al bijna 30 jaar ligt het Landelijk Archief opgeslagen ten huize van de Landelijk Archivaris, de heer D. Smits te Vlaardingen. In de loop der jaren is het archief gegroeid naar tientallen meters archiefmateriaal.
Deze opslag voldoet in het geheel niet aan de eisen van een (brand- en water)veilige archiefbewaar- plaats, die tevens voldoet aan de eisen van temperatuur en luchtvochtigheid. Daarnaast zijn er nauwelijks mogelijkheden (bijv. een studiezaal) voor het verrichten van (historisch) onderzoek.
De Landelijke Vergadering (LV) te Doorn in 1998 had de Commissie de opdracht gegeven op zoek te gaan naar een veilige bewaarplaats voor het Landelijk Archief.

Opties
Diverse opties zijn onderzocht. Gekeken is naar de mogelijkheden bij gemeente-, streek- en rijks- archieven en het Historisch Documentatiecentrum voor het Nederlands Protestantisme te Amsterdam.
De Commissie koos uiteindelijk voor de optie ADC in Kampen en stelde dit overeenkomstig voor aan de LV 2001 te Amersfoort.
Het ADC heeft uitstekende faciliteiten om archiefmateriaal veilig te bewaren. Daarnaast beschikt het ADC over goede voorzieningen om stukken te raadplegen en onderzoek te doen.
Belangrijk in deze is tevens het gezamenlijk kerk- historisch element. Op termijn kunnen onderzoekers, die bekend zijn met de onderwerpen en het reilen en zeilen van beide kerkgenootschappen op één plek terecht voor archiefonderzoek.

Condities
Raadpleging van het archief NGK is voorbehouden aan de Landelijk Archivaris en anderen die daarvoor van hem toestemming hebben gekregen. Op deze wijze wordt voorkomen, dat nog niet openbare of privacygevoelige archiefstukken ongewild ter inzage worden gegeven.
Als achtervang dient commissielid J.W. Puttenstein, die sinds juli 2000 in Kampen werkzaam is als hoofd van de bibliotheek van de Theologische Universiteit van de Gereformeerde Kerken (syn.).
De gestelde voorwaarden, zowel van NGK-zijde als van GKV-zijde zullen worden vastgelegd in een acte.

Landelijke Vergadering
Op de eerste zittingsdag van de LV 2001 hield commissielid G.J. Bink een toespraak, waarin het voorstel van de commissie nader werd toegelicht.
Diverse afgevaardigden stelden vervolgens vragen over het commissierapport. Er werd onder andere verzocht om prijsopgaven. De heer Bink gaf aan dat het onderbrengen van het archief in Kampen ongeveer een derde van de kosten bedraagt in vergelijking met overheidsarchieven. Het exacte bedrag wordt in het overleg met het ADC nader vastgesteld.

Archieven van plaatselijke kerken
Een aantal onderwerpen, die van belang zijn voor scriba's en archiefbeheerders kwamen zowel in het rapport als ook ter vergadering aan de orde.
In de eerste plaats betrof het het gedeelte uit het commissierapport over de archiefvorming van samenwerkende kerken, bijv. CGK/NGK. De commissie heeft een sterke voorkeur voor het opmaken van archiefstukken in duplo. Vanuit de vergadering werd gezegd, dat dit voor veel samenwerkende kerken niet haalbaar is. De heer Bink gaf aan dat in dat geval goede afspraken gemaakt moeten worden over beschikbaarheid en openbaar- heid van archiefstukken, indien de samenwerking op een of andere manier beëindigd zou worden.
In de tweede plaats betrof het privacy-gevoelige gegevens, waaronder naam- en adresgegevens van plaatselijke kerken. De Commissie raad het integraal op internet plaatsen van het plaatselijke kerkblad af.
Gedeelten uit het kerkblad zoals de kerkelijke stand en andere gegevens, waarin privacygevoelige informatie wordt genoemd, dienen niet op het internet te worden gepubliceerd.
Ook met het beschikbaar stellen van gegevens uit gemeentegidsen aan instellingen en organisaties dient zorgvuldig te worden omgegaan. Het opnemen van een zin in de gemeentegids, dat gegevens alleen met toestemming van de kerkenraad aan derden beschik-baar mogen worden gesteld, kan een oplossing bieden.
De nieuwe Wet bescherming persoonsgegevens regelt namenlijk niet de registratie maar veel ruimer de verwerking van gegevens. Kerkenraden hebben hierin dan ook een specifieke verantwoordelijkheid.

Besluit
De LV ging akkoord met de verhuizing van het Landelijk Archief naar het ADC in Kampen. Eén afgevaardige onthield zich van stemming.
De heer D. Smits (Vlaardingen) werd herbenoemd tot Landelijk Archivaris, als ook tesamen met de heren G.J. Bink (Nieuwerkerk a/d IJssel) en J.W. Puttenstein (Wezep) tot lid van de Commissie voor Archief en Documentatie.
Vanuit de vergadering werd gevraagd of de commissie geen uitbreiding behoeft gezien de vele werkzaamheden. De commissie zal hiertoe zelf actie ondernemen.

Activiteiten voor de komende periode

De website van de Commissie (www.ngk.nl/archief) zal verder uitgebreid worden met overzichten van in het Landelijk Archief aanwezige boeken, preken, brochures, kerkbladen en tijdschriften. Neem gerust een kijkje op de site en geef uw mening in het gastenboek!
Ook de artikelen uit deze Nieuwsbrief en uit vorige nieuwsbrieven zijn te vinden op de site.
Verder zal de Commissie activiteiten ontplooien om scriba's en archiefbeheerders van plaatselijke kerken en regio's in regioverband te informeren over archiefzorg en -beheer. Te denken valt aan een avond, waarin alle facetten van archiefbeheer aan de orde komen.
Uiteraard kunt u indien u advies wilt over praktische zaken, die uw archief aangaan te allen tijde contact opnemen met de Landelijk Archivaris, de heer Smits!

Overtollige bladen

Tegen een kleine vergoeding zijn bij de Landelijk Archivaris te verkrijgen:
-Kerkblad van Breda 1945-1969 (ingebonden)
-Kerkbode NGK, diverse jaargangen
-Opbouw, diverse jaargangen (jrg 1-12 ingebonden)
-Brochures over Vrjimaking en uit de jaren 60
-Informatieboekjes NGK
-Jaarboekjes en Acta's Generale Synodes GKV.

*********************************************
COLOFON

Redactieadres, tevens adres Landelijk Archief:
Koekoekstraat 25, 3136 XP Vlaardingen
t.a.v. dhr. D. Smits, landelijk archivaris
tel. (010)4746903; e-mail: redactie.archief@ngk.nl
*********************************************